Sistem Manajemen Informasi Pendidikan

BAB I
PENDAHULUAN

Dalam kehidupan suatu negara, pendidikan memegang peranan yang amat penting untuk menjamin kelangsungan hidup negara dan bangsa, karena pendidikan merupakan wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer dan teknologi informasi, sekolah-sekolah di Indonesia sudah waktunya mengembangkan Sistem Informasi manajemennya agar mampu mengikuti perubahan jaman.
Sistem Informasi manajemen mampu memberikan kemudahan pihak pengelola menjalankan kegiatannya dan meningkatkan kredibilitas dan akuntabilitas sekolah dimata siswa, orang tua siswa, dan masyarakat umumnya. Penerapan teknologi informasi untuk menunjang proses pendidikan telah menjadi kebutuhan bagi lembaga pendidikan di Indonesia. Pemanfaatan teknologi informasi ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bagi manajemen pendidikan. Keberhasilan dalam peningkatan efisiensi dan produktivitas bagi manajemen pendidikan akan ikut menentukan kelangsungan hidup lembaga pendidikan itu sendiri. Dengan kata lain menunda penerapan teknologi informasi dalam lembaga pendidikan berarti menunda kelancaran pendidikan dalam menghadapi persaingan global. Pemanfaatan teknologi informasi diperuntukkan bagi peningkatan kinerja lembaga pendidikan dalam upayanya meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia Indonesia.
Guru dan pengurus sekolah tidak lagi disibukkan oleh pekerjaan-pekerjaan operasional, yang sesungguhnya dapat digantikan oleh komputer. Dengan demikian dapat memberikan keuntungan dalam efisien waktu dan tenaga. Penghematan waktu dan kecepatan penyajian informasi akibat penerapan teknologi informasi tersebut akan memberikan kesempatan kepada guru dan pengurus sekolah untuk meningkatkan kualitas komunikasi dan pembinaan kepada siswa. Dengan demikian siswa akan merasa lebih leluasa dalam upaya mengembangkan kepribadian dan pengetahuannya.
Sektor pendidikan yang merupakan salah satu sektor pembangunan yang sedang dapat perhatian besar dari pemerintah merupakan salah satu sektor pembangunan yang sangat potensial untuk dapat diintegrasikan dengan kehadiran teknologi informasi. Dampak dari perkembangan yang menyebabkan dunia pendidikan harus menyelaraskan diri guna peningkatan kualitas dan performa institusi pendidikan untuk bisa bersaing ditengah-tengah arus globalisasi, dan bisa menunjukkan kepada khalayak ramai bahwa institusi pendidikan tersebut bisa diterima dan diakui oleh banyak pihak yang terkait.
A.Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dikembangkan karena adanya dasar – dasar pertimbangan sebagai berikut :
1.Pertumbuhan organisasi dalam organisasi kecil, system informasinya berkembang secara alamiah dan tidak terencana karena permasalahan yang dihadapi relatif sederhana, sedangkan dalam organisasi yang cukup besar , system informasi harus dirancang dan dikembangkan secara sistematik karena permasalahan yang dihadapinya lebih kompleks.
2.Dengan adanya system informasi yang tidak disesuaikan kebutuhan masing – masing organisasi biasanya terjadi permasalahan yang menyangkut integritas system dan kodefikasi informasi bila terjadi tukar menukar informasi diantara unit – unit informasi.
B.Pengembangan Sistem Informasi
Dalam suatu pengembangan sistem informasi, maka dibutuhkan beberapa hal yang sangat berperan penting antara lain data, informasi tahapan pengembangan sistem dan alat pengembangan sistem informasi tersebut.
1. Data
Data merupakan bahan yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Konsep dasar dari data berkaitan dengan pendeskripsian suatu fakta yang berupa benda, smbol, objek, keadaan, peristiwa, yang dinyatakan dalam kelompok simbol – simbol yang mewakili kuantitas, tulisan, kode, atau gambar. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan basis data. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem pengolahan data menjadi informasi adalah pengolahan data dari bentuk yang tidak berguna menjadi informasi yang berguna bagi penerimanya.

2. Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan dalam kondisi sekarang maupun yang akan datang. Telah diketahui bahwa informasi hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Adapun kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh tiga hal :
1.Informasi harus jelas dan akurat, serta bebas dari kesalahan dan tidak mengandung dualisme (bermakna ganda).
2.Tepat waktu, yaitu informasi yang diterima oleh pembuatan keputusan harus datang tepat, karena informasi yang terlambat datangnya, akan menjadi usang dan menjadi tidak bermanfaat bagi penerimanya.
3.Relevan, maksudnya informasi tersebut sesuai dengan penerimanya, karena setiap pengambil keputusan baik perorangan ataupun kelompok, sangat relatif bervariasi dalam menentukan kebutuhan kebutuhan informasinya.

BAB II
TINJAUAN TEORI/ULASAN

A.Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan
Meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai.
Untuk meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan yang telah mendapat manfaat dari peralatan canggih ini.
Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang maju sekarang ini, baik dari aspek administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu Pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen Pendidikan.
Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan (reporting system). Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :
1. Format-format yang dipergunakan
2. Petunjuk dan aturan yang berlaku
3. Ketrampilan personil yang memadai
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi. pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis memegang peranan yang penting dalam kegiatan system informasi manajemen.
B. Administrasi Pendidikan
Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga
memperlancar kegiatan administrasi, data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :
a. Administrasi Kesiswaan
b. Administrasi Program Pengajaran
c. Administrasi Kepegawaian
d. Administrasi Keuangan
e. Administrasi Perlengkapan / barang

1.System Informasi Siswa
Sekolah telah memiliki bisnis proses yang baku dalam penanganan Sekolah, penerimaan siswa, pengelolaan guru, manajemen mata pelajaran dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan di Sekolah. Aturan yang baku merupakan salah satu modal awal untuk mempercepat diimplementasikannya aplikasi ini.
Data siswa digunakan untuk mengelola informasi penting tentang siswa yang terdaftar di sekolah, ini dapat membantu dalam : mengelola data siswa, menambah data siswa, mencetak kartu pelajar ,mengedit kenaikan kelas, mengedit kelulusan kelas. Menu ini juga dapat menampilkan rekap global seluruh siswa. Sistem Informasi Siswa : berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa (manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa , atau berdasarkan kelompok, seperti : Usia, Kelas , Agama , Tahun masuk dan tahun keluar (lulus, belum lulus, keluar/DO.
2.System Informasi program Pengajaran
Sistem penjadwalan yang harus dilakukan setiap awal semester. Biasanya membutuhkan waktu lama , Dengan system informasi manajemen sekolah. menyusun penjadwalan dapat selesai dalam waktu singkat. Untuk mempermudah bagian administrasi kurikulum sekolah, system informasi manajemen sekolah menyediakan fasilitas istimewa yang merupakan inti dari sistem kurikulum sekolah yaitu membantu dalam pembuatan penjadwalan mata pelajaran sekolah yang dapat diproses tidak lebih lama dari 10 menit. Administrator hanya akan memasukkan kondisi dari masing-masing guru yang akan mengajar baik itu dalam satu minggu seorang guru dapat mengajar berapa jam, selain itu dapat juga melakukan pemesanan tempat dan penempatan hari libur masing-masing guru dalam satu minggu masa mengajar.
Setelah semua kondisi dimasukkan, sistem akan memproses semua data tersebut sehingga menghasilkan jadwal yang optimal dan dapat langsung dipakai karena sistem akan mendeteksi sehingga tidak akan ada jadwal yang bertumpukan satu dengan yang lainnya. Setelah semua kondisi dimasukkan, sistem akan memproses semua data tersebut sehingga menghasilkan jadwal yang optimal dan dapat langsung dipakai karena sistem akan mendeteksi sehingga tidak akan ada jadwal yang bertumpukan satu dengan yang lainnya.
3.System Informasi Kepegawaian
Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru.
Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, shift kerja dan lain-lain. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk berbagai keperluan, dapat pemprosesnya dalam waktu yang cepat.
4.System Informasi Keuangan
Sarana peningkatan pengelolaan sistem informasi keuangan di sekolah sangat menunjang untuk kelancaran pendokumentasian atau pelaporan keluar dan masuknya sumber keuangan. Oleh sebab itu kita tidak menutup mata apabila di era yang sangat modern ini sarana sistem informasi bidang keuangan sangat dibutuhkan untuk menunjang kelancaran pelayanan yang ada saat ini. Kondisi pelayanan sistem keuangan yang ada pada saat ini masih manual terutama di lingkungan pendidikan tingkat SMP dan SMA khususnya sekolah – sekolah negeri, dikarenakan keterbatasan sumber daya manusianya. Serta dana yang dimiliki sekolah yang sangat minim dari anggaran yang diberikan oleh pemerintah.
Maka untuk menata sistem informasi keuangan demi kelancaran dan kemudahan serta membina segala kebutuhan pelayanan terhadap siswa dan para orang tua dalam pengadministrasian harus perpedoman pada dasar/asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah,
Sistem Informasi Keuangan : akan berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
* Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
* Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
* Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan
- membuat komponen-komponen honor guru,
- update honor guru
- membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.
- membuat slip honor guru
- membuat tunjangan berdasarkan jabatan

5.System Informasi Sarana dan Prasarana
System Informasi Sarana dan Prasarana berisi mengenai Manajemen Aset sekolah yang berisi beberapa kelebihan antara lain adalah:
•Tertib Administrasi, seluruh data/atribut aset tercatat dengan baik, manageable, penanganan simultan dalam satu periode, up-to-date (selalu terbarukan), proses pengelolaan data cepat
•Sistem Informasi Eksekutif,
•Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset (misal untuk untuk kepentingan utilisasi, investasi, penataan kawasan (estate management),
•Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi wilayah, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik.
•Optimalisasi Nilai dan Jumlah Aset. Proses monitoring terhadap aset lebih optimum (kinerja aset terkontrol), sehingga akan memberikan nilai kemanfaatan atas aset yang selalu tinggi
•Manajemen pemeliharaan dan kewajiban terhadap aset
•Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan
•Optimalisasi Bobot Aset terhadap SDM
Pada aplikasi ini ditanamkan konsep bahwa setiap aset merupakan milik sebuah sekolah (dengan lokasi tertentu) yang berada pada unit tertentu. Hal ini untuk memudahkan pengelompokan tanggung jawab dan hak atas asset tersebut , baik tanggung jawab dalam pemeliharaan atau jatuh tempo suatu kewajiban


BAB III
KESIMPULAN

Sektor pendidikan yang merupakan salah satu sektor pembangunan yang sedang mendapat perhatian besar dari pemerintah merupakan salah satu sektor pembangunan yang sangat potensial untuk dapat diintegrasikan dengan kehadiran teknologi informasi. Dampak dari perkembangan itulah yang menyebabkan dunia pendidikan harus menyelaraskan diri guna peningkatan kualitas dan performa institusi pendidikan untuk bisa bersaing ditengah-tengah arus globalisasi, dan bisa menunjukkan kepada khalayak ramai bahwa institusi pendidikan tersebut bisa diterima dan diakui oleh banyak pihak yang terkait.
Dunia pendidikan juga memerlukan pengelolaan informasi yang baik. Pengelolaan informasi siswa, guru, pegawai, mata pelajaran, keuangan, aset, dan lain sebagainya dapat dilakukan secara baik bila ada sistem pengelolaan informasi yang baik. Banyak sekali manfaat yang dirasakan bila terdapat sistem informasi yang baik, diantaranya adalah pencarian data dapat dilakukan dengan mudah, pengelolaan data menjadi lebih efesien, tidak ada duplikasi data dan lain sebagainya. Jika tidak ada sistem informasi yang baik maka hal-hal seperti itu sulit untuk dilakukan. Untuk menjamin kesinambungan dari perubahan dan perbaikan yang dicapai, perlu dikembangkan sebuah program pelatihan untuk lembaga-lembaga pelatihan guru, baik sebelum maupun setelah mulai mengajar.


DAFTAR PUSTAKA


http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen/2008

Media.diknas.go.id/media/document/5757/ Pentingnya Administrasi Pada Manajemen Pendidikan

Marimir, Tanjung H., Prabowo H.,2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya manusia. PT. Grasindo. Jakarta

Pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/KT_Sstem Informasi Manajemen.pdf

Soedijarto. 1993. Memantapkan system Pendidikan Nasional. Gramedia . Jakarta

Wailer, Hans. 1980. Aeducational Planing and Social Change. Paris UNISCO

Zulkifli Hamsyah, 2006, Manajemen Sistem Manajemen, Gramedia Pustaka Utama , Jakarta